Porque os escritórios open space cansam o cérebro – e como evitar isso

Mas são precisamente os espaços amplos e abertos que levam o nosso cérebro, de forma silenciosa mas bem perceptível, aos seus limites.

Muitas empresas reduzem área, derrubam paredes e apostam em plantas abertas. À primeira vista, parece moderno e eficiente. No entanto, dados de neurociência mostram agora o seguinte: nestes ambientes, o cérebro tem de trabalhar de forma claramente mais intensa do que num gabinete individual calmo - mesmo quando pensamos que conseguimos simplesmente ignorar todo o ruído à nossa volta.

Escritório em open space como stress contínuo para a cabeça

As estruturas de escritório abertas são, há anos, apresentadas como a solução para tudo: mais interação, menos metros quadrados e custos mais baixos para a entidade patronal. Na prática, muitos trabalhadores relatam ruído, interrupções constantes e uma sensação difusa de stress. Um estudo recente realizado em Espanha trouxe agora valores medidos diretamente no cérebro.

Os investigadores equiparam 26 adultos com bonés móveis de EEG. O EEG (eletroencefalografia) mede a atividade elétrica do cérebro através de sensores colocados no couro cabeludo. Os participantes realizaram tarefas típicas de ecrã: ler e responder a e-mails, acompanhar notificações, memorizar listas de palavras e reproduzi-las.

O aspeto mais interessante foi este: todos fizeram as mesmas tarefas em dois ambientes completamente diferentes - uma vez num escritório em open space, com outras pessoas à vista e ao alcance da audição, e outra vez numa pequena cabine fechada com frente de vidro, mas com muito menos estímulos.

As mesmas tarefas desencadearam, no escritório em open space, um padrão cerebral completamente diferente do que no espaço fechado - muito mais exigente, muito mais agitado.

O que realmente acontece no cérebro no escritório em open space

Os investigadores concentraram-se na região frontal do cérebro. É aí que se encontram os processos ligados à atenção, à concentração e à capacidade de filtrar distrações. Foram medidas várias ondas cerebrais associadas a estados específicos:

• Ondas gama: surgem em momentos de grande concentração e de pensamento complexo.
• Ondas beta: estão associadas a estados ativos, maior vigilância e, muitas vezes, também a tensão interior.
• Ondas alfa: aparecem mais em momentos de relaxamento com atenção passiva.
• Ondas teta: relacionam-se com relaxamento mais profundo, atenção interna e memória de trabalho - e também aumentam quando há fadiga mental.
• Ondas delta: predominam no sono profundo.

Na cabine tranquila, a atividade na região frontal desceu progressivamente. As ondas beta e alfa foram diminuindo ao longo do tempo. Por outras palavras: com o passar dos minutos, o cérebro precisava de menos esforço para desempenhar as mesmas tarefas. Entrava num modo de trabalho mais eficiente e mais económico.

No escritório em open space, este padrão invertia-se. As ondas gama aumentavam - um sinal de processamento complexo contínuo. Também as ondas teta subiam, o que aponta para maior exigência da memória de trabalho e para um aumento da fadiga mental. Dois outros indicadores também cresceram de forma clara: o nível geral de ativação do cérebro e o grau de esforço mental.

No escritório aberto, o cérebro tem de fazer mais para entregar o mesmo resultado - e o preço é uma maior exaustão.

O ponto-chave é que isto acontece mesmo quando, subjetivamente, achamos que estamos a ignorar conversas soltas, toques de telefone e movimentos no canto do olho. O cérebro continua, ainda assim, a selecionar, filtrar e suprimir estímulos de forma permanente. Esse trabalho de filtragem consome energia - energia que deixa de estar disponível para o pensamento concentrado.

Nem todas as pessoas reagem da mesma forma ao open space

Também foi interessante observar as diferenças entre os participantes. No ambiente aberto, alguns apresentaram oscilações muito acentuadas na atividade cerebral, enquanto outros reagiram de forma bastante mais suave. A sensibilidade a estímulos sonoros e visuais varia, portanto, de pessoa para pessoa.

Para as empresas, isto significa que um conceito único de escritório, assente na lógica de “serve para toda a gente”, não corresponde à realidade. O que para uns parece vivo e inspirador, para outros é uma fonte constante de stress e quebra de desempenho.

Ambiente de trabalho	Resposta do cérebro	Consequência para o desempenho
Cabine fechada / escritório individual	Atividade em descida na região frontal, menos ondas beta e alfa	A mesma tarefa pode ser feita com menor esforço mental
Escritório em open space	Aumento das ondas gama e teta, nível de ativação mais elevado	É necessário mais esforço, há maior exaustão e o potencial de distração é mais forte

O que estudos anteriores mostram sobre ruído e escritórios em open space

O estudo espanhol não surge isolado. Num estudo de 2021, foram observadas 43 pessoas num escritório de laboratório. Foram medidos a frequência cardíaca, a condutância da pele e as expressões faciais através de análise por IA. O resultado foi este: nos escritórios abertos, o estado de humor negativo aumentou, em média, um quarto, e os valores fisiológicos de stress subiram um pouco mais de um terço.

Outros trabalhos mostram que conversas de fundo e um nível de ruído permanentemente elevado reduzem de forma visível o desempenho em tarefas de raciocínio. As pessoas distraem-se mais facilmente, cometem mais erros e demoram mais tempo. Grandes inquéritos internacionais, com dezenas de milhares de trabalhadores de escritório, chegam repetidamente a conclusões semelhantes: quem trabalha em estruturas abertas tende a ficar menos satisfeito com o local de trabalho. As principais razões são o ruído, a falta de espaços de recolhimento e a escassez de confidencialidade.

Tal como uma cadeira de escritório mal escolhida pode arruinar as costas, um espaço mal planeado pode sobrecarregar a cabeça de forma permanente.

Na investigação, fala-se de “carga cognitiva”: o ambiente de trabalho consome recursos mentais antes mesmo de a tarefa principal começar. Cada estímulo indesejado - um ecrã que se acende, uma gargalhada alta, um telefone a tocar na mesa ao lado - desvia a atenção por instantes.

Como tornar o escritório em open space mais amigo do cérebro

O trabalho moderno do conhecimento vive da capacidade de se manter concentrado durante longos períodos em problemas complexos. Precisamente por isso, são necessárias zonas em que o silêncio e o isolamento não sejam exceções, mas sim a regra.

Algumas empresas já estão a reagir. Um exemplo é o fornecedor tecnológico LinkedIn, que remodelou a sua sede em São Francisco. O número de secretárias clássicas em open space foi reduzido para metade. Em vez disso, surgiram cerca de 75 tipos diferentes de espaço: de áreas silenciosas de foco a cabines de recolhimento, passando por zonas para troca espontânea de ideias.

Para a maioria das empresas, basta um primeiro passo pragmático. Os elementos típicos de um escritório mais amigo do cérebro são:

• zonas de silêncio separadas, onde telefonemas e conversas não são permitidos
• medidas acústicas, como painéis absorventes, alcatifa ou placas no teto
• sistemas de mascaramento sonoro que suavizam os picos de ruído mais perturbadores
• divisórias móveis ou semi-altas que interrompem as linhas de visão
• regras claras na equipa, por exemplo horários fixos de foco sem interrupções

Estas adaptações custam inicialmente mais do que um layout nu e totalmente aberto, com secretárias colocadas lado a lado. Ainda assim, muitos estudos mostram como o trabalho sem concentração se torna caro a longo prazo: mais erros, tempos de execução mais longos, mais baixas médicas e maior rotatividade de pessoal.

Como os trabalhadores se podem proteger no escritório em open space

Muitos trabalhadores não conseguem alterar o conceito do espaço, mas podem mudar o seu comportamento. Algumas estratégias aliviam claramente a carga sobre o cérebro no dia a dia:

• Blocos de foco planeados: dois a três períodos por dia em que os programas de e-mail e as conversas online ficam fechados e em que os colegas sabem que só devem interromper se for mesmo urgente.
• Redução do ruído: bons auscultadores com cancelamento de ruído ajudam a atenuar as interferências sonoras. Música sem voz ou um ruído de fundo discreto aliviam muitas pessoas.
• Micro-pausas: pequenas interrupções com desvio consciente do olhar do ecrã e algumas respirações profundas reduzem o nível de ativação.
• Proteção visual: medidas simples, como um pequeno corta-visibilidade, a ligeira alteração da posição do monitor ou plantas, reduzem os movimentos no campo de visão periférico.

Quem sentir que o espaço aberto o sobrecarrega de forma persistente deve falar do assunto com a chefia e com os recursos humanos - de preferência com propostas concretas, por exemplo um modelo de utilização partilhada das salas de reunião existentes como escritórios silenciosos.

Porque o debate sobre os espaços de escritório tem de ser repensado

Depois da pandemia, muitos dirigentes voltaram a apostar mais fortemente na presença física. Em paralelo, as áreas foram reduzidas, os postos de trabalho foram densificados e as secretárias passaram a ser atribuídas de forma mais flexível. Do ponto de vista estritamente empresarial, isso parece sensato. Do ponto de vista neurológico, porém, há um risco: o desempenho mental fica limitado precisamente no local onde deveria poder crescer.

Quem planear a forma como as pessoas vão trabalhar no futuro não deve pensar apenas em salas de reunião e copas, mas também na arquitetura interna do cérebro. Este órgão gosta de sinais claros: aqui há espaço para troca, ali reina o silêncio. Quanto melhor os espaços se adaptarem às tarefas, menos o cérebro se desgasta no quotidiano.

Termos como “exaustão cognitiva” ou “carga mental” vão ganhar maior relevância em muitas empresas nos próximos anos. Não descrevem nada de esotérico, mas fenómenos mensuráveis, como mostram os dados de EEG apresentados. Quem os levar a sério pode, com meios relativamente simples, garantir que o escritório em open space deixe de ser o inimigo silencioso da concentração e passe a ser um sistema que oferece opções - e que, assim, também dá ao cérebro, de vez em quando, uma pausa.