Multitasking no trabalho: o erro discreto que trava a tua promoção

Um detalhe pouco óbvio pode estar a sabotar-te.

Muitas pessoas acreditam que, para mostrarem desempenho, têm de fazer o máximo de coisas ao mesmo tempo. Em entrevistas, é comum sublinhar o quão “flexível” e “resistente à pressão” alguém é. Só que este malabarismo constante entre tarefas pode ser precisamente o que faz com que as promoções passem ao lado.

Porque é que o multitasking constante trava a tua progressão

Nos escritórios actuais, tudo acontece em simultâneo: e-mails a surgir no ecrã, o smartphone a vibrar, colegas a aparecer “só com uma pergunta”, e a aplicação de chat a piscar em fundo. Quem quer crescer na carreira tenta, muitas vezes, estar em todo o lado ao mesmo tempo - e acaba por cair num padrão que corrói a própria performance.

"Quem quer fazer tudo ao mesmo tempo o tempo todo parece empenhado para fora - mas entrega resultados comprovadamente piores."

Psicólogas e psicólogos repetem isto há anos: o cérebro não foi feito para manter foco em duas tarefas exigentes ao mesmo tempo. Aquilo a que chamamos multitasking é, na prática, alternância rápida entre tarefas. Esses saltos constantes gastam energia e concentração - e é isso que, no fim, as chefias reparam na qualidade do trabalho.

A investigação indica que o multitasking contínuo pode, entre outros efeitos, levar a:

• Menor capacidade de concentração
• mais erros por distracção e pormenores esquecidos
• níveis de stress mais elevados no dia-a-dia
• pior desempenho da memória de trabalho e da memória de longo prazo
• maior vulnerabilidade a distrações (e-mails, chats, redes sociais)

Trabalhar assim pode transmitir a imagem de alguém sempre “ocupado”, mas não necessariamente seguro e consistente. Para quem decide, fica a percepção de uma pessoa que pega em muita coisa ao mesmo tempo, mas raramente fecha o que começa - um perfil pouco atractivo para a próxima camada de liderança.

Como o multitasking te controla no dia-a-dia sem dares por isso

Muita gente considera-se excelente em multitasking. E, precisamente por isso, já nem se apercebe de como muda de tarefa no piloto automático. Há situações típicas em que este padrão aparece:

• Começas dois projectos em paralelo, em vez de levares um até ao próximo marco de forma organizada.
• No carro, deixas rádio ou podcast a tocar enquanto, na cabeça, já estás a responder aos e-mails do dia.
• Estás ao telefone e, ao mesmo tempo, a escrever num documento ou numa conversa.
• À noite, dás “só uma vista de olhos” ao e-mail com a televisão ligada em paralelo.
• Durante reuniões, fazes scroll no telemóvel ou nas redes sociais.
• Ouves alguém apenas a meio, porque por dentro já estás a ordenar a lista de tarefas.

À primeira vista, tudo isto parece inofensivo, mas transforma-se num hábito: o teu cérebro adapta-se a nunca estar totalmente presente. No trabalho, isso significa que entras menos vezes no famoso “flow” - o estado em que te envolves profundamente numa tarefa e produces ao teu melhor nível.

O erro de raciocínio por trás do mito do multitasking

Quem está focado na carreira quer mostrar capacidade de execução. A lógica soa bem: se eu iniciar várias tarefas ao mesmo tempo, termino mais depressa. Só que, na prática, acontece frequentemente o inverso.

"O multitasking só dá a sensação de velocidade - na realidade, perdes tempo a cada salto mental."

Sempre que mudas da tarefa A para a tarefa B, o cérebro precisa de alguns segundos para voltar a entrar no tema: onde é que eu ia? qual foi a última ideia? que informação me falta? Estas perdas pequenas acumulam-se ao longo do dia. O resultado é claro: no fim, fizeste menos do que farias se avançasses por etapas, uma de cada vez.

Além disso, quem diz “sim” a tudo pode parecer prestável, mas transmite pouca capacidade de definir prioridades. E é exactamente isso que muitas chefias procuram em quem vai receber mais responsabilidade: conseguir decidir com clareza o que é realmente prioritário agora - e o que pode esperar.

Como as chefias identificam o problema

Mesmo que te orgulhes da tua versatilidade, o que os outros (incluindo superiores) observam pode ser diferente. Sinais comuns que podem travar ambições de carreira:

• Entregas chegam muitas vezes em cima do prazo ou ligeiramente depois.
• Em apresentações, faltam detalhes ou números que tu “sabias”, mas que escaparam.
• Em reuniões, precisas de pedir esclarecimentos mais vezes, porque a tua atenção fugiu por momentos.
• Pareces stressado e apressado, em vez de calmo e orientado para soluções.
• Ficas com muitas “tarefas intermédias”, enquanto o que é estrategicamente mais importante vai para outras pessoas.

É nestes momentos que muitas decisões de promoção acabam por ser negativas: não por falta de empenho, mas porque o teu estilo de trabalho não parece de “próximo nível”.

Como sair da armadilha do multitasking

A boa notícia é que este sabotador de carreira dá para corrigir. A questão não é fazer menos, mas trabalhar de outra forma. Algumas medidas concretas:

1. Priorizar de forma radical em vez de aceitar por impulso

Quando entra uma nova tarefa, não concordes automaticamente. Faz uma pausa curta e responde a três perguntas:

• Que objectivo da minha equipa ou área é que esta tarefa apoia directamente?
• Quais tarefas actuais são mais importantes - e porquê?
• Quando é que consigo entregar de forma realista, sem perder qualidade?

Quem comunica assim não parece pouco colaborativo; parece profissional. As chefias percebem: esta pessoa pensa por prioridades e planeia com intenção - um ponto a favor quando se fala de progressão.

2. Marcar no calendário blocos de monotarefa

Em vez de passares o dia meio concentrado, muda a abordagem: cria blocos de 45 a 90 minutos dedicados a uma única coisa. Durante esse período:

• Fecha o e-mail ou, pelo menos, desliga as notificações
• Afasta o smartphone ou activa o modo de voo
• Dá sinal às colegas: “Na próxima hora vou estar em modo de foco”

Nem tudo exige este nível de atenção, mas temas estratégicos, conceitos, análises ou apresentações importantes beneficiam imenso.

3. Usar a tecnologia como aliada - não como fonte de ruído

Smartphone, portátil, mensagens e calendário podem ser configurados para te protegerem em vez de te puxarem para fora do foco. Medidas úteis:

• Desactivar notificações de redes sociais e aplicações pouco relevantes
• Ler e-mails apenas em horários definidos, por exemplo 3 a 4 vezes por dia
• Usar activamente o estado “não incomodar” nas ferramentas de chat
• Recorrer a ferramentas rápidas de notas para registar ideias e voltar de imediato à tarefa principal

Assim, também para fora, passas uma mensagem clara: o meu tempo é estruturado e eu trabalho de forma consciente - algo que pesa bastante em avaliações.

Que papel têm o stress e a saúde

O multitasking contínuo não é apenas uma questão de produtividade; também tem impacto na saúde. Com interrupções constantes, o corpo entra mais facilmente em modo de alerta. O pulso sobe, a respiração e o sono ressentem-se, e a recuperação depois do trabalho demora mais.

"Quem passa o dia todo mentalmente fragmentado leva inquietação interna até à noite - e entra no escritório no dia seguinte já com menos reservas."

Com o tempo, isto pode traduzir-se em exaustão, irritabilidade e maior propensão a erros. As chefias sabem que estes padrões são um risco em funções com mais responsabilidade. Pelo contrário, quem cria protecções e limites transmite: “Comigo dá para planear a longo prazo.”

Como virar a tua imagem no trabalho de forma intencional

A carreira não depende apenas do que sabes, mas muito de como trabalhas e de como és percepcionado. Se sentes que, apesar do esforço, não sais do mesmo sítio, vale a pena olhar com honestidade para o teu estilo de trabalho.

Um exercício simples: durante dois ou três dias, reserva uma hora por dia e aponta, de forma geral, o que fizeste nesse período - incluindo cada interrupção. Muita gente fica surpreendida ao ver quantas vezes salta de tarefa em tarefa ou se deixa distrair sem se aperceber.

A partir destas notas, consegues definir mudanças práticas: menos uma reunião, mais um bloco de foco, acordos claros com colegas, uso mais consciente do telemóvel. Cada ajuste pequeno torna-te mais concentrado - e mais visível para quem decide os teus próximos passos na carreira.

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